Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 2)

• Estudios de factibilidad y evaluación de negocios. (3)

• Gestión de proyectos. (3)

• Ingeniería financiera. (3)

• Control de ingresos. (1)

• Planificación y control de inversiones. (2)

• Sistematización. (3)

Como se observa solo el 10 % de los procesos que
exige el contenido actual de la
administración financiera se ejecutan en la
actualidad de forma completa (aunque no está exento de
deficiencias).

El resto se ejecuta con patrones que no responden a
las exigencias actuales, el 40 % se ejecuta con patrones no
actualizados y el 50 % no se desarrolla o ejecuta como
actividad de la administración financiera.

Esta situación indica que la acción de la administración financiera ve afectada su
efectividad por ser incompleta su ejecución e indica las
direcciones para su perfeccionamiento.

Entre todos los procesos que no se ejecutan se
encuentra uno que es clave para el funcionamiento de todo el
sistema de
administración financiera: el proceso de
sistematización. El proceso de
sistematización no es capaz de establecer procedimientos
y mecanismos explícitos e inequívocos para
ejecutar y registrar las operaciones
financieras.

Si entramos a analizar la esfera del
autofinanciamiento, desde el año 1996 comenzó a
instrumentarse una nueva política nacional
de financiamiento de la ciencia y
la técnica, consistente en pasar del sistema anterior de
ser presupuestada en la ciencia y
técnica al sistema de financiarse programas
nacionales a los que se accede. Con igual enfoque son los
contratos de
investigaciones
con las empresas.

Mantener este esquema de gestión de las investigaciones en la
situación actual está trayendo algunos problemas,
como los que se listan a continuación:

• No se favorece el enfoque multidisciplinario en
  medio de una mayor necesidad de estas cualidades para
  enfrentar la competencia que se está incrementando y
  la mayor exigencia para obtener proyectos que van enfocados
  no a la especialización sino al problema
  científico que es multifacético, con el fin de
  buscar el autofinanciamiento.
• Solapadamente se utilizan recursos
  del presupuesto para ejecutar investigaciones y
  por lo tanto permite que se obvie la búsqueda de
  clientes
  realmente interesados.
• Se le restan recursos a la actividad
  docente.
• En tal caso se hace muy complejo un buen control
  financiero de las investigaciones.

Por lo general, en el ciclo de la gestión
económica no está debidamente integrada la
administración financiera (planificación, ejecución, control
y análisis), lo cual trae como resultado
que ocurran falta de control, incumplimiento de regulaciones,
violaciones de presupuestos, disminución de eficiencia y
otros fenómenos. A veces, se obtiene por resultado
programas de acciones en
la docencia, la
investigación y la extensión
universitaria, que en su ejecución requiere el violentar
mecanismos, disminución de eficiencia en el uso de los
recursos o incluso el fracaso de dicho programa.

La aplicación de la administración
financiera en el desempeño de las actividades de esta
universidad
(docencia, investigación, extensión universitaria
y servicios),
adolece de la aplicación integrada y consecuente de un
conjunto de mecanismos financieros, tales como:

• Elaboración y control de presupuestos y
  ajuste del desarrollo de la actividad a los
  presupuestos aprobados.
• Evaluación de proyectos.
• Planificación y control de flujos de
  caja.
• Gestión de proyectos.
• Programación.
• Ingeniería financiera.
• Análisis económico.

La aplicación de estos elementos financieros en
la gestión de las actividades de esta universidad
necesita adecuarse a la esencia de cada una y no puede
aplicársele el mismo enfoque que se emplea en una
empresa.

Es importante tener en cuenta que una de las herramientas
claves para el adecuado funcionamiento de la actividad
financiera lo constituye la informatización de sus
procesos.

Desde mediados de los años 80 se
diseñaron e introdujeron en el área financista,
principalmente en el MES un conjunto de sistemas
informáticos que dieron una primera respuesta, en el
ámbito de toda la
organización, al control financiero.

Indiscutiblemente que este proceso repercutió
en más eficiencia en la toma de
decisiones y mayores facilidades para el personal que
trabajaba directamente en las áreas financieras. Ya,
actualmente no existe en la CUJAE y ni siquiera a nivel de
Ministerio un sistema informático que responda a las
exigencias que se plantean anteriormente, esto se debe
fundamentalmente a que no existe ningún modelo ni
diseño del sistema de
administración financiera como base para diseñar
este sistema informático ya que todos los sistemas
informáticos para que funcionen correctamente y sirvan
como apoyo principal en el control de los recursos financieros
deben estar regidos por procedimientos.

En este aspecto, en la actualidad nos encontramos ante
la problemática siguiente:

• Con el transcurso del tiempo han
  variado los requerimientos por parte del Estado.
  Esto incluye las normas y
  procedimientos de carácter interno.
• Las aplicaciones financieras empleadas no responden
  a las nuevas exigencias, siendo prácticamente
  imposible su utilización en la toma de decisiones, ni
  su actualización, en primer lugar, puesto que el
  soporte de software ya
  se encuentra caduco.
• No se cuenta con las herramientas
  informáticas para la toma de decisiones eficaces,
  eficientes y efectivas, a partir de la información procesada.

Dentro de este listado de problemas en la esfera
informática de la administración
financiera, se destaca en primer término la urgente
necesidad que existe de encontrar una solución
técnica y económicamente satisfactoria a un
sistema automatizado de la administración financiera
para la CUJAE.

CAPITULO 3. PROCEDIMIENTO
UTILIZADO PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA.
IMPLANTACIÓN. RESULTADOS OBTENIDOS DE ESTE
PROCEDIMIENTO.

3.1 Introducción al
capítulo.

En este capítulo se explica el procedimiento
aplicado para el diseño del sistema objeto de
estudio.

El procedimiento que se aplica es de enfoque de
procesos, se utiliza este precisamente porque es el que se
propuso aplicar para el diseño de los nueve sistemas de
la Gestión Económica de la CUJAE, con el objetivo de
llegar a una estandarización en el diseño de los
sistemas que se analizan en el NMGEF.

Los pasos que se siguieron para diseñar los
procesos de este sistema se reflejan en el siguiente diagrama:

Fig. 3 Pasos para diseñar
los procesos del Servicio.

A continuación se explicará cada uno de
esos pasos.

3.2 Pasos para
diseñar los procesos del servicio.

3.2.1. Definir la
Misión
del Servicio

En primer lugar es muy útil establecer la
misión del servicio o, en caso de tenerla
definida, revisarla. La misión identifica el objetivo
fundamental del servicio, su razón de ser. Conviene
recordar que la misión debe tomar en
consideración tres aspectos: qué se hace (los
productos o
servicios que se ofrecen), cómo se hace (qué
procesos se siguen) y para quién se hace (a qué
clientes se dirigen).

Fig.4 Aspectos a considerar en la
Misión.

Por lo que teniendo en cuenta esos tres aspectos
fundamentales se determinó que la misión del
sistema o Servicio es: "Asegurar un flujo de
caja favorable para la ejecución de las actividades
del centro, así como el financiamiento de operaciones
según los planes, objetivos,
normas e indicaciones establecidas".

Posteriormente se procedió con el paso
número 2

3.2.2 Identificar Clientes y
sus Necesidades

El fin último de cualquier organización es satisfacer las
necesidades de sus clientes. Para poder
cumplir con ello es necesario primero identificarlos, saber
quiénes pueden considerarse clientes. Conviene
diferenciar entre dos tipos de clientes: los internos y los
externos, aunque en el caso particular de este sistema, no
existen clientes externos:

Clientes Internos: Individuos o Áreas dentro de
la CUJAE que reciben los servicios que se ofrecen en la
administración financiera, para utilizarlos en su
trabajo.

Para identificar a los clientes basta con preguntarse
¿quiénes reciben los servicios? El objetivo de
esta pregunta es conseguir un listado de clientes a partir de
la cual se debe tratar de establecer qué necesidades
tienen esos clientes, es decir, qué esperan los clientes
que se les ofrezca.

Los clientes que se determinaron son:

• Trabajadores.

• Estudiantes.
• Grupos de investigaciones
  autofinanciado.
• Facultades y Centros.
• Áreas Administrativas.
• Áreas de Servicios.

A continuación se identificaron los
procesos

3.2.3 Identificar
Procesos

Un proceso son los pasos que se realizan de forma
secuencial para conseguir elaborar productos o servicios de
valor para
el cliente
(Salidas) a partir de determinadas entradas al sistema que
pueden ser materiales o
información; a continuación se muestran los pasos
a seguir durante esta etapa de diseño:

a) Identificación de procesos.

b) Construcción del mapa de
procesos.

c) Asignación de procesos a sus
responsables.

d) Desarrollo de instrucciones de trabajo de los
procesos.

Procesos definidos:

Una vez definidos y clasificados los procesos del
sistema se deben asignar los Responsables y los participantes
de los mismos. Los responsables son los encargados de la
supervisión y control de los procesos, es
decir, los que se responsabilizan de su correcto
funcionamiento.

Los procesos deben desarrollarse de forma que quede
suficientemente claro qué pasos deben darse para
realizarlo. Es decir se hace necesaria una explicación
fase por fase de las actividades que componen el proceso, a fin
de establecer un procedimiento de ejecución.

3.2.4 Establecer el
Plan de
Análisis de Datos.

Una cuestión fundamental previa a la mejora de
procesos es la medición, y lo es porque no se puede
mejorar aquello que no se conoce. Es decir, se hace necesario
establecer una serie de elementos o indicadores
relacionados con el proceso que se desea medir.

Los pasos a seguir son:

a) Desarrollo de criterios e indicadores.

b) Diseño de un calendario de recogida de
datos.

c) Recolección y codificación de datos.

Los procesos no se pueden medir de forma general, sino
que hay que medir diferentes aspectos de los mismos que
reporten su situación en cada momento; para ello se
definen criterios e indicadores para cada proceso con el fin de
establecer determinado control sobre aquellas variables de
mayor interés
que garantizan un funcionamiento saludable, y efectivo del
proceso en cuestión.

Criterio: Aspecto no medible del proceso que interesa
evaluar.

Indicador: Variable medible relacionada directamente
con el criterio.

Puede haber más de un indicador para cada
criterio, una vez definidos todos los indicadores para cada
proceso, se confecciona el Tablero de Control y se establece un
plan de recogida de datos, especificando fecha y responsable
(Anexo 2).

Se determinaron dos grupos de
indicadores:

Indicadores de organización del
proceso.

Indicadores en relación al estado de las
finanzas.

Como indicadores de organización del proceso se
encuentran:

• Ciclo de Cheques.
• Porciento cheques cancelados.
• Porciento cheques aprobados.
• Porciento cheques liquidados.
• Porciento de cheques emitidos sin
  fondo.

Como indicadores en relación al estado de las
finanzas se encuentran:

• Disponibilidad en banco.
• Índice de solvencia.
• Liquidez.
• Nivel de cumplimiento del presupuesto.
• Flujo de caja actual Visto desde el punto de vistas
  de Moneda Nacional (MN) y Divisa (CUC).
• Flujo de caja futuro.
• Capital de trabajo

Como se menciona anteriormente se realiza un tablero
de control con estos indicadores (Anexo 2)

.2.5 Análisis y
Mejora del Proceso.

Una vez recogida la información de los
indicadores se procede a la monitorización de los mismos
a través del tablero de control, lo cual resulta muy
útil para su análisis. La monitorización
se realiza mediante gráficos de barras y tablas interactivas
que son herramientas que muestran toda la información
relevante de un indicador en un espacio reducido.

3.3 Caracterización
del sistema.

3.3.1
Tesorería

La administración financiera cuenta con un
conjunto de técnicas, mecanismos, medios y
procedimientos de análisis, valoración, planeación, evaluación y control
financieros de los recursos escasos para la toma de decisiones
de inversión y financiación que
tienen lugar en la Organización. El Sistema de
Administración Financiera implantado en el Instituto se
encuentra diferenciado por tipo de actividad y por tipo de
moneda:

Fig. 5 Sistema de
Administración Financiera del ISPJAE

El sistema de administración financiera del
Instituto tiene como misión:

Asegurar un flujo de caja favorable para la
ejecución de las actividades del centro, así como
el financiamiento de operaciones según los planes,
objetivos, normas e indicaciones establecidas.

Para ello cuenta con una gama de servicios que cubre
todas las necesidades financieras del Instituto:

Oferta de Servicios:

• Financiamiento de las compras.
• Financiamiento de los viajes.
• Servicio de registro de
  operaciones financieras internas.
• Servicio de cobros y depósitos.
• Pago de salario y
  estipendio.
• Pago de impuestos.
• Tramitación de crédito a trabajadores y
  estudiantes.

Clientes:

• Trabajadores.
• Estudiantes.
• Grupos de investigaciones
  autofinanciado.
• Facultades y Centros.
• Áreas Administrativas.
• Áreas de Servicios.

Como base de soporte principal que garantiza el
correcto funcionamiento del Servicio de Finanzas se encuentran
los Procesos, Actividades y Procedimientos que establecen como
se debe ejecutar o proceder en cada caso, según el
servicio que se brinde. A continuación se muestran los
procesos de Finanzas:

• Gestión de pagos.
• Anticipos para viajes.
• Proyectos de Inversión.
• Transferencias internas.
• Pagos menores.
• Pagos de impuestos.
• Depósitos en caja.
• Pagos a privados.
• Conciliación bancaria.
• Gestión del flujo de caja.
• Análisis financiero.
• Gestión de préstamos
  internos.
• Gestión de créditos.
• Gestión de fondos de caja.
• Pagos de salarios.
• Pagos de estipendios.
• Gestión de créditos a
  trabajadores.
• Depósitos en banco.
• Administración del Fondo
  Central.
• Administración de la disponibilidad
  financiera.

Las fuentes
principales de captación se ven complementadas con el
aporte de otras entidades empresariales, con el resultado del
esquema parcial de autofinanciamiento en divisa aprobado,
donativos, proyectos internacionales y otras
vías.

Tesorería interna: La tesorería interna
dos aspectos fundamentales:

• Esquemas financieros en divisas.
• Ejecución y control de los presupuestos en
  moneda nacional.

Además este Sistema abarca aspectos de
tesorería interna, elaboración y
evaluación de proyectos, presupuestación
financiera, análisis económico financiero y
financiamiento externo. La presupuestación y el
análisis económico financiero se desagregan por
área de responsabilidad y por actividades; aunque la
desagregación por actividades debe ser un proceso
flexible y sistémico adecuado a las condiciones del
entorno y a las particularidades y estrategias del
centro.

La tesorería en divisas dentro del Sistema de
Administración Financiera se fundamenta en el manejo de
una subcuenta en divisas en el Banco Financiero Internacional
(BFI) que pertenece a la cuenta central del MES. Existe en el
Instituto un esquema financiero central que establece el
sistema de aportes a las facultades, al fondo central y al
MES.

El Esquema Financiero en Divisas de la Universidad se
basa fundamentalmente en tres aspectos principales:

• Distribución de los Ingresos.
• Distribución del Fondo Central.
• Transferencias Internas.

Distribución de los Ingresos

La Distribución de los Ingresos se planifica
por el Consejo Universitario con una frecuencia anual y
está sujeta principalmente al nivel de actividad de las
Áreas y a las proyecciones estratégicas de la
CUJAE. En la siguiente tabla se aprecian los diferentes
conceptos de ingreso, así como las tasas de descuento
relativas al Aporte al MES, al Fondo Central, al Área y
al Área beneficiada, además se muestran las
áreas beneficiadas correspondientes a cada concepto de
ingreso (tabla 1):

Tabla 1. Plan de Distribución de los
Ingresos 2004.

Las Áreas Captadoras ingresan dinero a
través de los diferentes conceptos que se muestran en la
tabla, este dinero posteriormente es distribuido a las
Áreas Beneficiadas o Receptoras según las tasas
establecidas en cada caso, así por ejemplo:

Si por concepto de hoteles se ingresa determinada
cantidad de dinero, esta Área (Hoteles) retiene el 55 %
de los ingresos, entregan un 40 % al MES y además un 5 %
al Área Receptora beneficiada en cuyo caso es alimentación.

Distribución del Fondo
Central

Como se aprecia en la Tabla 1, existen 15
conceptos de ingreso, de los cuales 11 ingresan porcientos
elevados al Fondo Central que representa una cuenta de
propósito general del Instituto, o sea que está
destinada a financiar diferentes actividades que pueden estar
previstas o surgir de repente y que sean de interés de
la organización. Esta distribución del Fondo
Central también se planifica anualmente por el Consejo
Universitario y está sujeto principalmente al Plan
Estratégico del Instituto y al Nivel de actividad de
cada concepto, en la tabla 2 se aprecian los diferentes
conceptos previstos por el Fondo Central para su
financiamiento:

Tabla 2 Propuesta de Plan de Fondo Central
2004.

En general los destinos de los fondos centrales que se
conformen a partir de los aportes de las unidades captadoras de
divisas deben ser los siguientes:

Financiar los gastos comunes
y generales de todos los centros que, por su naturaleza,
no es posible identificar o asociar con un centro determinado,
así como el respaldo a estrategias nacionales, y que se
revierten en beneficio directo o indirecto de los
mismos.

Apoyar materialmente el financiamiento de aquellas
entidades del MES que no logran, tanto por la vía
estatal como de sus ingresos propios en divisas, satisfacer sus
necesidades esenciales.

Contribuir al desarrollo de las funciones
sustantivas en toda la Organización y dar apoyo a las
tareas de significado estratégico para el
MES.

Reservar fondos financieros de ayuda extraordinaria
ante contingencias y catástrofes naturales. Posibilitar
a la organización acciones inversionistas y de
financiamiento de negocios, encaminadas al desarrollo de la
educación
superior.

Transferencias Internas

Las Transferencias Internas se encargan de financiar
aquellas áreas que prestan servicios internos a la
CUJAE, o sea estas áreas de Servicio (Mantenimiento,
ATM, imprenta,
etc.) no tienen asignación de presupuesto hasta que no
brinden servicios a otra Área del Instituto, estas
Áreas cobran a precio de
costo
más un 10 % de ganancia. De esta forma la
asignación del presupuesto a estas áreas
está sujeta al nivel de actividad que
presenten.

El objetivo fundamental de la existencia de estas
unidades de producción y servicios es el de asegurar
el funcionamiento de la universidad en forma eficiente y
efectiva, así como aportar determinados resultados a la
economía
nacional de acuerdo con el objeto social de la universidad. Las
diferencias de calidad,
estabilidad en el suministro y costos, con las
empresas especializadas existentes en el país y/o en el
territorio, pudieran indicar la necesidad de analizar la
conveniencia de tercerizar esa producción o
servicio.

Existe en la CUJAE la tendencia a tercerizar
servicios, o sea solicitar servicios a proveedores
externos que brinden mejores opciones y que garanticen mejores
resultados. Esta política puede parecer contradictoria
puesto que durante su aplicación se han presentado
situaciones en las que aparentemente se han incrementado los
costos, pero en realidad lo que antes sucedía era que se
manifestaban costos ocultos de gran envergadura que no se
contabilizaban.

Existe en el Instituto un autofinanciamiento parcial
en divisas ya que existe un presupuesto que entrega el
Ministerio de Educación Superior para la
adquisición de libros,
consumo
energético y determinadas inversiones.

Más adelante los procesos se detallan en
actividades y se muestran los procedimientos.

Las Áreas del Instituto se clasifican de
diferentes formas:

Áreas Captadoras: Áreas del
Instituto que captan divisas.

Áreas Receptoras: Áreas del
Instituto que reciben divisas de las Áreas
captadoras.

Áreas Promotoras: Encargadas de
gestionar la comercialización y le corresponde un
margen comercial, existen en el Instituto dos Áreas de
este tipo, Buró de Turismo y CETA, que
además constituyen Áreas Captadoras.

En el Anexo 3 se muestran los centros de costo y las
áreas de responsabilidad del instituto los cuales
están clasificados en unidades presupuestadas (UP) y
Actividad de Cálculo
Económico (ACE).

El dinero que ingresan las áreas captadoras
entra a la facultad y esta se encarga de distribuirlo entre los
departamentos según los porcientos propios establecidos
en cada una. Existen áreas captadoras diferenciadas que
manifiestan otro comportamiento; por ejemplo:

• Los centros de costo cuyo código comience con el número 13
  corresponden a los Proyectos; todo el dinero
  que ingrese a través de ellos va directamente al
  centro de costo.
• Los centros de costo cuyo código comience
  con 16 representan grupos de investigación, el ingreso
  en moneda nacional entra directamente al centro de costo,
  mientras el ingreso en divisas se divide: una parte la
  retiene el área captadora para financiar sus gastos y
  la otra parte corresponde al Área donde pertenece el
  grupo de
  investigación para financiar actividades
  fundamentales.
• Los centros de costo cuyo código comience
  con el número 98 corresponden a eventos y se
  comportan de la misma forma que los Grupos de
  Investigación, o sea, el centro de costo recepciona
  todo el dinero que se ingrese en moneda nacional, mientras
  que el ingreso en divisa se divide: una parte la retiene el
  área captadora para financiar sus gastos y la otra
  parte corresponde al Área donde pertenece el grupo de
  investigación para financiar actividades
  fundamentales.

Las Áreas Captadoras (ACE) ingresan dinero a
través de los diferentes conceptos que se muestran en la
tabla, este dinero posteriormente es distribuido a las
Áreas Beneficiadas o Receptoras según las tasas
establecidas en cada caso, así por ejemplo:

Si por concepto de hoteles se ingresa determinada
cantidad de dinero, esta Área (Hoteles) retiene el 55 %
de los ingresos, entregan un 40 % al MES y además un 5 %
al Área Receptora beneficiada en cuyo caso es
alimentación.

Para el control de los ingresos y pagos se utiliza el
Sistema Informático Finanzas. Este sistema lleva todo el
control de los submayores de las áreas, así como
el control de los ingresos y de los egresos por área y
concepto (Remitirse al Sistema de
Informatización)

2. Presupuestación

El Departamento de Planificación y estadística que pertenece a la Dirección de Economía es el
encargado de elaborar el anteproyecto
del Plan de Presupuesto Anual del Instituto ( Tanto en Divisa
como en Moneda Nacional); que constituye la
Planificación económica y que cumple los
siguientes principios:

• Máxima alineación del uso de las
  fuentes de
  financiamiento a los objetivos estratégicos y
  anuales
• Balance racional entre objetivos y
  recursos
• Integración del balance financiero y de
  capacidad.
• Efectividad y eficiencia en el uso del
  presupuesto
• Amplia participación de los ejecutores en la
  planificación
• Desarrollo de la base normativa
• Adecuado nivel de detalle en la distribución
  del presupuesto (ni muy global ni muy detallado)
• El objetivo central no es captar recursos, sino
  asegurar financieramente los objetivos de la
  universidad.
• Proceso de planificación continua en la
  universidad
• Análisis y actualización
  sistemática del plan
• Informatización de la planificación y
  el control
• Correspondencia de la estructura
  del presupuesto con la estructura de centros de costos y el
  plan de cuentas
• Adecuado y bien definido financiamiento de cada
  actividad o proyecto
  planificados

Esta planificación Económica debe estar
estrechamente vinculada a la Planificación Estratégica del
Instituto, de manera que garantice o asegure el financiamiento
de los objetivos anuales de la Universidad.

Fig. 6 Relaciones de la
Planificación Económica del
ISPJAE

Para la efectiva realización de la
Planificación Económica Anual, el Departamento de
Planificación y Estadística lleva el control de
una serie de Indicadores Económicos por cada concepto y
por cada Área del instituto (Anexo 4) que junto al
análisis estadístico del comportamiento de
años anteriores le permite estimar el valor de
presupuesto a utilizar en el año entrante.

En el caso de la Moneda Nacional se elabora el
anteproyecto teniendo en cuenta la metodología elaborada por el MES, este
anteproyecto de Presupuesto se eleva al MES, donde es analizado
y evaluado por una comisión, esta propuesta puede ser
aprobada o no según los resultados del análisis
de la comisión; una vez que se aprueba el Plan de
Presupuesto, se deposita el efectivo en el banco mensualmente
en las cuentas de:

• Otros Gastos.
• Salario, Adiestrados y decreto Ley
  91

El presupuesto se desagrega primero por actividades
(Anexo 5) y después se desagrega por Áreas de
Responsabilidad

La presentación del anteproyecto de presupuesto
se presenta al MES con un formato específico, que
también está previamente establecido en la
"Metodología para la Elaboración del
Anteproyecto del Presupuesto. Act. Presupuestada".
(Consultar proceso 051 del servicio de
Planificación).

Fig.7 Desagregación del
Presupuesto.

A partir del momento que se aprueba el presupuesto, lo
cual debe realizarse en el mes de noviembre del año en
curso, comienzan los preparativos para comenzar a ejecutarlo en
el mes de Enero.

Enseguida que comienza a ejecutarse el presupuesto,
comienza el control. Siempre que un área va a ejecutar
un pago (Ver proceso de Gestión de Pago, 03101 Anexo 6)
se analiza:

Si el importe y destino solicitado corresponde con los
presupuestos aprobados por actividades, Áreas y
conceptos.

Si tiene la aprobación del área
responsable de administrar el correspondiente
presupuesto.

Si se aprueba la solicitud el Especialista debe
escribir en la misma la correspondiente clasificación
del Pago (actividad y conceptos).

Este control se realiza con la ayuda del Sistema
Informático Presupuesto. Cada vez que se va a ejecutar
un pago se consulta el Sistema en los reportes, el presupuesto
disponible por concepto y por cuenta. Si el presupuesto no esta
sobregirado en la ejecución de ese mes, se procede con
el pago. Si el presupuesto está en el límite de
ejecución de ese mes, no se procede con el
pago.

En el caso de la presupuestación en CUC, se
realiza la planificación (remitirse al Sistema de
Planificación). También se hace una
desagregación por actividades y conceptos, igual que en
la moneda nacional, solo que se le incrementa una actividad que
es Inversiones. Este presupuesto de Inversiones, también
es desagregado a nivel de áreas. Y el control se realiza
de la misma forma que en la moneda nacional.

En nuestro instituto se realizan aportes al
presupuesto por concepto de:

• Decreto Ley 92.
• Cobro de Transporte.
• Ventas a trabajadores.
• Venta de las áreas
  presupuestadas.

A continuación se muestra el mapa
de procesos del sistema de administración financiera
donde se hace referencia a la misión del sistema, los
clientes, los resultados que se obtienen, las actividades, los
procedimientos, así como el esquema de los procesos.
Cada uno de los procesos determinados están
diseñados en el anexo 6.

Asegurar un flujo de caja favorable para la
ejecución de las actividades del centro, así como
el financiamiento de operaciones según los planes,
objetivos, normas e indicaciones establecidas.

• Financiamiento de las compras.
• Financiamiento de los viajes.
• Servicio de registro de operaciones financieras
  internas.
• Servicio de cobros y depósitos.
• Pago de salario y estipendio.
• Pago de impuestos.
• Tramitación de crédito a trabajadores
  y estudiantes.

• Trabajadores.
• Estudiantes.
• Grupos de investigaciones
  autofinanciado.
• Facultades y Centros.
• Áreas Administrativas.
• Áreas de Servicios.